Papír nélkül

Talán az első dolog, ami eszünkbe jut, mikor irodai környezettudatosságról hallunk: kevesebb papír, kevesebb nyomtatás. Szerencsére a legtöbb vállalat sincs ezzel másképpen, sokan tértek már át a szinte kizárólag digitális dokumentumok használatára.

A digitális dokumentumok előnyei papír alapú társaikkal szemben óriási. Visszakereshetőek, könnyebben hordozhatók, digitális tartalmakkal (audio, video, grafikák) tölthetők - csak hogy a legfontosabbakat említsem.
Már csak azzal, hogy egy jelentkezési lapot digitális formában töltünk ki (ezek az ún. E-form-ok, elektronikus űrlapok), megspóroljuk a többszörös nyomtatást, másolást, tárolást.
A régi dokumentumok szkennelése szintén segíthet: helyet szabadít fel, könnyebben elérhetővé és megoszthatóvá teszi az információt, melyre szükségünk van. Nem öregednek, nem használódnak, és nem keverednek el, könnyen megtalálhatók és könnyebb őket "elzárni" a nemkívánatos szemek elől.

A nyomtatási szokások átszervezésével óriási változást érhetünk el bármelyik vállalatnál. Tüntessük el a fölöslegesen vagy keveset használt nyomtatókat. Helyezzük őket egy szobába, lehetőleg minél távolabb a használt számítógépektől. Ezt a szobát csak akkor helyezzük áram alá, ha valaki belép. Amint lépcsőt kell mászni egy oldal kinyomtatásáért, máris többen gondolják majd, hogy egyszerűbb azokat a monitoron átfutni. Hihetetlennek tűnik, de egy vállalat papírfelhasználásának megközelítőleg fele ilyen, "lustaságból nyomtatott" papírra megy el.
Másik apró figyelmesség a duplex nyomtatás bevezetése. Ez mindössze annyit jelent, hogy a papír mindkét oldalára nyomtatunk. Ezzel ugyan energiát vagy festéket nem, de papírt annál többet spórolunk.
Végezetül pedig a következő beruházásnál vásároljunk Energy Star minősítésű nyomtatót, mely 25%-kal energiahatékonyabb, támogatja a duplex-nyomtatást, kisebb hőmérsékleten működik, így csökkentve a hűtési költséget. Amikor pedig papírt vásárolunk, próbáljunk utánajárni hogyan, hány százalékban készült újrahasznosított papírból.

Az internet adta lehetőségek

Az internet eltejedése óriási változást hozott a világban. A helyhezkötöttség már lassan ismeretlen fogalom mind az egyén, mind pedig a vállalatok számára. A határok elmosódtak, a lehetőségek kibővültek. Az internet minden együttműködés alapja lett.

Az e-mail küldés alapjaiban változtatta meg és tette zöldebbé a kommunikációt. Érthető, hogy nem is gondolunk "spórolásra" az elektronikus levelezéssel kapcsolatban. De azért mégis van pár tanács, mely sok vállalatnak és irodai dolgozónak szól. Példának okáért ne nyomtassuk ki leveleinket, csak ha mindenképpen szükségünk van rá. Ha adatvesztéstől félünk, inkább mentsük le őket több fizikai adathordozóra. Töröljünk e-maileket! Hiába van több gigabájt tárhelyünk, a szükségtelen e-mailek is helyet foglalnak. Ha nem nálunk, akkor valahol máshol, egy másik tárhelyen, ami ugyanúgy energiát, áramot használ. Az egyik legfőbb hiba a csatolmányok több példányban való tárolása és küldése. Figyeljünk oda, hogy csak egy példányát őrizzük az adott fájlnak, és csak a szükséges adatokat küldjük körlevélben. Nem csak a nyomtatott másolatokkal pazarlunk, az elektronikus másolatok is ugyanúgy fölöslegesek.

A cloud computing (számítási felhő) fogalmába minden olyan számítás beletartozik, amely nem a saját fizikai környezetedben történik. A felhő előnyei között szerepel a kevesebb eszköz vásárlása és üzemeltetése, mellyel a hűtési, áramfogyasztási és karbantartási költségek is megszűnnek. A felhőt többek közt tárhelyként használhatjuk (adatoknak, e-maileknek, dokumentumoknak - melyeket akár szerkeszthetünk is felhőben), vagy akár webkonferencia "helyszíne" is lehet. A lényeg, hogy a felhőben olyan adatokkal dolgozunk, melyeket fizikailag nem a gépünkön, hanem távoli szervereken tárolnak.

Ha az internet környezetkímélő hatásait vesszük sorra, nem maradhat ki a webkonferenciák elterjedése. Szükségtelen részletezni, hogy mennyi pénzt, időt, energiát spórolhatunk azzal, ha a személyes találkozást és az azzal járó utazást, elszállásolást, étkeztetést felváltjuk egy webkamerával és egy mikrofonnal.

Az irodán belüli és a vállalatok közötti kommunikációt újabban a közösségi hálózatok is megkönnyítik. Nem csak a Skype ingyenes hang- és videóhívásai, de a többi közösségi oldal szolgáltatásai is közrejátszanak a cégek és partnereik közti zökkenőmentes információcseréhez. A legfontosabb üzletközpontú közösségi oldal a LinkedIn, melyhez 2003 óta több mint 85 millió szakember és üzletember csatlakozott.