Talán az első dolog, ami eszünkbe jut, mikor irodai környezettudatosságról hallunk: kevesebb papír, kevesebb nyomtatás. Szerencsére a legtöbb vállalat sincs ezzel másképpen, sokan tértek már át a szinte kizárólag digitális dokumentumok használatára.
A digitális dokumentumok előnyei papír alapú társaikkal szemben óriási. Visszakereshetőek, könnyebben hordozhatók, digitális tartalmakkal (audio, video, grafikák) tölthetők - csak hogy a legfontosabbakat említsem.
Már csak azzal, hogy egy jelentkezési lapot digitális formában töltünk ki (ezek az ún. E-form-ok, elektronikus űrlapok), megspóroljuk a többszörös nyomtatást, másolást, tárolást.
A régi dokumentumok szkennelése szintén segíthet: helyet szabadít fel, könnyebben elérhetővé és megoszthatóvá teszi az információt, melyre szükségünk van. Nem öregednek, nem használódnak, és nem keverednek el, könnyen megtalálhatók és könnyebb őket "elzárni" a nemkívánatos szemek elől.
A nyomtatási szokások átszervezésével óriási változást érhetünk el bármelyik vállalatnál. Tüntessük el a fölöslegesen vagy keveset használt nyomtatókat. Helyezzük őket egy szobába, lehetőleg minél távolabb a használt számítógépektől. Ezt a szobát csak akkor helyezzük áram alá, ha valaki belép. Amint lépcsőt kell mászni egy oldal kinyomtatásáért, máris többen gondolják majd, hogy egyszerűbb azokat a monitoron átfutni. Hihetetlennek tűnik, de egy vállalat papírfelhasználásának megközelítőleg fele ilyen, "lustaságból nyomtatott" papírra megy el.
Másik apró figyelmesség a duplex nyomtatás bevezetése. Ez mindössze annyit jelent, hogy a papír mindkét oldalára nyomtatunk. Ezzel ugyan energiát vagy festéket nem, de papírt annál többet spórolunk.
Végezetül pedig a következő beruházásnál vásároljunk Energy Star minősítésű nyomtatót, mely 25%-kal energiahatékonyabb, támogatja a duplex-nyomtatást, kisebb hőmérsékleten működik, így csökkentve a hűtési költséget. Amikor pedig papírt vásárolunk, próbáljunk utánajárni hogyan, hány százalékban készült újrahasznosított papírból.
